5 ASTUCES POUR
UN ÉVÈNEMENT
PARFAIT

POURQUOI ?

1-Quel est la raison première pour laquelle vous tenez un évènement?

Votre pourquoi doit être clair. Vous devez définitivement connaître la raison profonde qui vous anime à passer à l’action pour tout orchestrer et mobiliser les ressources nécessaires pour la réalisation de votre évènement. Définir le POURQUOI permettra d’en connaître davantage sur votre motivation face au projet. Cette motivation est essentielle puisqu’elle peut s’avérer déterminante dans les choix que vous ferez et tout le processus de planification qui suivra.

• Est-ce pour le travail ou la famille?
• Est-ce pour un accomplissement personnel ou professionnel?
• Est-ce pour officialiser une période de votre vie?
• Est-ce pour vous faire connaître?
• Est-ce pour une bonne cause?
• …

Il existe plusieurs raisons pour tenir un évènement, mais le POURQUOI doit être clair dès le départ.

QUAND ?

2-Quelle sera la date de cet évènement?

Choisir la date vous permettra de poursuivre rapidement dans le processus de planification. Il est toutefois essentiel de s’y attarder et d’évaluer les différentes possibilités, notamment en lien avec les saisons et les différentes périodes de l’année. Certains mois et certaines dates auront un effet direct sur la présence de vos invités et le taux de participation de votre activité.Statuer une date est donc une étape à ne pas négliger. Pensez-y bien !

OÙ?

3- À quel endroit souhaiter réaliser votre évènement?

Le lieu doit lui aussi être choisi avec soin. Encore une fois, il est important de se poser les bonnes questions … Souhaitez-vous y aller dans un hôtel ou encore sur un site en pleine nature? Dans les 2 cas, la logistique est totalement différente. Il faut donc prendre le temps de visiter vos besoins au niveau technique (installation/désinstallation) et cibler, quel lieu pourra répondre à ce que vous recherchez réellement. Prenez note que certains lieux convoités sont réservés plusieurs mois à l’avance, voir 1 an.

COMBIEN?

4-Quel est votre budget?

Déterminer le budget à respecter vous aidera tout au long de la planification à prendre les meilleures décisions pour votre évènement. Vous pouvez établir un montant par fournisseur, c’est-à-dire, quel montant je peux allouer pour :

• La location de la salle
• Le traiteur
• La technique (scène, son, éclairage)
• Le photographe
• La décoration
• …

Je vous recommande fortement d’allouer un montant pour les imprévus… car disons-le, ils font toujours partie de l’équation.

COMMENT?

5-Comment je souhaite faire vivre l’évènement aux gens?

La dernière et non la moindre étape des 5 principaux astuces à connaître vous permettra de donner le ton, d’apporter une ambiance, une couleur, une âme à votre évènement. Vos invités doivent se souvenir de votre évènement, de l’expérience qu’ils ont vécue, de ce qu’ils ont ressenti… et c’est par le comment que la magie opérera. Prenez le temps de réfléchir à cette étape. Prenez des notes, faites un tableau avec des photos d’inspiration, pensez à la musique d’ambiance, aux couleurs de votre décor, aux visuels qui seront présentés.

Voilà, allez hop … Vous avez maintenant de quoi commencer le travail … et faites-nous signe si besoin ;)

Patricia.